perjantai, 15. huhtikuu 2016

Maailma muuttuu, niin minäkin - Digiaika

Digi sitä, digi tätä. Digi ja digi. Nykyään ei enää pääse digitaalisuutta pakoon. Se tulee joka tuutista, reiästä ja torvesta. Pienimmästäkin raosta. Sitä ei voi piiloutua, se löytää sinut joka tapauksessa. Kannattaa ennemmin sopeutua ja tutustua digimaailmaan. Se on täysin uusi maailma. Se avaa sinulle koko maailman.

Digiaika mahdollistaa työskentelyn eri puolilla maailmaa, eri vuorokauden aikoina ja eri työ rytmissä. Digiaika avaa uuden maailman, mikä tässä tapauksessa luo myös erilaisia haasteita johtajalle. Miten kommunikoidaan? Miten luodaan yhteenkuuluvuutta? Miten pidetään palaverit? Miten johdetaan?

Nyky-yhteiskunta ei tunnu vastaavan yhtä nopeasti muutoksiin, kuin olisi tarve. Johtajien kouluttaminen muuttuvassa maailmassa on tärkeää, jotta he ja heidän tiiminsä pärjäävät. Valitettavan usein johtajien kouluttaminen digijohtamiseen unohdetaan, vaikka moneen muuhun osa-alueeseen panostettaisiinkin.

Digiaika luo haasteeksi myös luottamuksen, avoimen ilmapiirin ja motivoinnin. Jos ihmisiin ei tutustu kunnolla, ei ole luottamusta, ei avoimuutta, eikä voi tietää mikä ketäkin motivoi. Luottamusta ja avoimuutta hyvä esimies voi rakentaa toimimalla itse esimerkkinä ja rohkaisemalla muitakin samaan. Avoimuus tuntuu valitettavan usein olevan esimiehille todella haasteellista, vaikka se on yksi toimivan työyhteisön kulmakivistä. Ilman avoimuutta ei voi olla luottamusta. Ilman luottamusta ei voi toimivaa työyhteisöä.

Motivointi onkin sitten vähän haasteellisempaa, sillä ihmisiä motivoi eri asiat. Yhtä motivoi vapaat, toista palkka, kolmatta kiitos ja sitten on vielä ne, joita motivoi milloin mikäkin. Entä miten digijohtaja voi tietää mikä motivoi ketäkin työntekijää kun heitä ei välttämättä ole koskaan edes tavannut? Tässä tarvitaan sitä avoimuutta, luottamusta ja hyvää johtajuutta. Työntekijöihin tutustutaan (ei istuta siellä omassa norsunluutornissa), heidän kanssaan puhutaan ja heitä oikeasti kuunnellaan. Näin osoitetaan työntekijöille että he ovat arvokkaita, heidän mielipiteillään on väliä ja heitä kunnioitetaan. Näin luodaan toimiva työyhteisö.

Nykyään johtajat ovat aina nuorempia ja nuorempia, mikä edesauttaa digiaikaan siirtymisessä. Vanhempien ihmisten on aina haastavampaa pysyä nykymaailmassa mukana, vaikka olisivat kuinka kovia ammattilaisia työssään.

Maailma muuttuu jatkuvasti ja meidän on muututtava maailman mukana.

perjantai, 15. huhtikuu 2016

Virtuaalitiimit - toimiiko vaiko ei?

Virtuaalitiimit ovat vähän sama kuin etäryhmät. Tehdään yhdessä, mutta silti ollaan eri paikoissa. Tässä nykyään muuttuvassa maailmassa etäisyydet ovat entistä suurempia ja jokaista palaveria varten ihmiset eivät valitettavasti pääse paikan päälle. Nykyään digiaika on mahdollistanut että kokoukseen voi silti osallistua. Tällaisia erilaisia työkaluja siihen etäyhteyden pitoon on mm. projektin hallintaan Trello tai MSProjekt, tuloksien ja tiedostojen jakamiseen Google Drive tai OneDrive, keskustelut sähköpostitse, Skypen avulla (videopuhelut mahdollisia isommallakin porukalla) tai erilaiset messengerit, kuten Lync sekä aikataulut ja kokoukset voi hyvin laittaa esimerkiksi Google kalenteriin jonka saa jaettua muillekin.

Itse olen tutustunut koulun ja omien harrastusten takia lähes kaikkiin noista viestintä muodoista joita tähän nostin esille. Trello on ainut joka on vieras, joten tutustun siihen nyt vähän tarkemmin.

Trello on projektinhallintajärjestelmä, joka on yksinkertainen käyttää. Trellossa on tauluja jotka sisältävät projektien tehtävälistoja. Tehtäviin saa liitettyä kortin, johon voi lisätä tarkemmat tiedot kuten esimerkiksi liitteitä, videoita, äänitteitä ja erilaisia linkkejä. Trellon saa tietokoneelle tai puhelimeen, joten sen saa helposti kulkemaan aina mukana ja sitä on helppo päivittää.

Pakko sanoa, että Trello oli kyllä hyvinkin mielenkiintoinen sovellus, johon toivottavasti pääsen tulevaisuudessa työnparissa tarkemmin tutustumaan. Puhelimessakin se toimi hyvin, oli selkeä käyttää ja mikä oli iso plussa, se oli suomeksi! Huomattavasti selkeämpi kuin MSProjekt mitä on koulussa käytetty.

Virtuaalitiimin hyötyihin voisin lukea suoraan sen, että jokainen voi työskennellä missä tahansa. Virtuaalitiimit mahdollistavat myös reaaliaikaisen keskustelun, tietojen jakamisen ja vaikka yöpaidassa työskentelyn koti sohvalta.

Miinuspuoliakin löytyy, mm. kaikki eivät tunne kuuluvansa joukkoon, ihmisiin ei tutustu yhtä helposti kuin kasvokkain, aikatauluista on helpompi lipsua.

Jatkuva kommunikointi tiimin kesken pitää tiimin reaaliajassa ja mahdollistaa tehokkaasti toimimisen. Toinen tärkeä asia tiimin tehokkaan toiminnan kannalta on hyvä tiiminvetäjä. Fyysistä tiimiä on huomattavasti helpompi johtaa, sillä johdettavat henkilöt ovat läsnä ja tarvittaessa voi vaikka vierestä vahtia työntekoa. Lisäksi ihmisiin tutustuu ja huomaa helposti mikä johtamistapa tehoaa keneenkin. Kasvokkain on monesti myös helpompi kysyä, jos tehtävissä on jotain epäselvää.

Esimies voi edistää virtuaalitiimissä avoimuutta ja luottamusta olemalla itse avoin ja rehellinen. Kertomalla tavoitteet, tehtävät ja mitä seuraa jos tehtävät palautetaan myöhässä (samat pätee myös kasvokkain). Ihmisten on valitettavasti helpompi kyseenalaistaa ihminen puhelimen/näytön toisessa päässä kuin kasvokkain. Myös valkoisten valheiden kertominen on huomattavasti helpompaa kuin kasvokkain. Jotta esimies luo hyvän ilmapiirin työskentelylle, on hänen itse oltava mahdollisimman avoin ja kuunneltava alaisiaan. Tärkeää on myös antaa työrauha. Esimies voi vaikuttaa ilmapiirin positiivisesti myös pitämällä vaikkapa blogia, jossa kertoo itsestään, työstä, työn etenemisestä, erilaisista ohjeista yms, sillä blogit saa salasanalla suojattua jottei sinne pääse kuin salasanan saaneet henkilöt.

Yhteenkuuluvuuden tunnetta on aina hankalampi luoda, mitä vähemmän ihmiset kasvokkain tapaavat. Se ei kuitenkaan ole mahdotonta! Tarvitaan vain keskustelua muustakin kuin säästä, otetaan muut mukaan keskusteluun ja kohdellaan kaikkia tasapuolisesti. Erilaisilla tapahtumilla, sisäpiirin vitseillä tai leikeillä saa myös luotua hyvin yhteenkuuluvuuden tunnetta. Yksi tapa voi esimerkiksi olla ”Mitä tänään ikkunasta näkyy” –leikki, jossa jokainen laittaa kuvan vaikkapa Whatsupp ryhmään kuvan missä maisemissa työskentelee tänään. Vain taivas on rajana sillä, mitä ikinä keksitäänkin tehdä.

 

Loppuun vielä lisään, että mikäli aihe kiinnostaa tai se on osana työtäsi, kannattaa tutustua Esa Lehtisen artikkeliin Virtuaalitiimi – digiajan haaste työyhteisölle ja johtamiselle ja Ilkka Virolaisen väitöskirjaan ”Kai sitä ihminen on vaan semmoinen laumaeläin” –Virtuaalisen tiimin ilmapiiri.

 

 

 

 

LÄHTEET

Metropolia.fi. Trello. Saatavissa: https://wiki.metropolia.fi/display/socialmedia/Trello. [viitattu 15.4.2016].

Lehtinen, E. 2014. Virtuaalitiimi – digiajan haaste työyhteisölle ja johtamiselle. Saatavissa: http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/12/08/virtuaalitiimi-digiajan-haaste-tyoyhteisoille-ja-johtamiselle/. [viitattu 14.4.2016].

Virolainen, H. 2010. ”Kai sitä ihminen on vaan semmoinen laumaeläin” –Virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Ohjeita kiinteistökauppaan. Saatavissa: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf. [viitattu 15.4.2016].

 

tiistai, 15. maaliskuu 2016

Avoimuutta johtamisessa

Part 1.

Mielestäni hyvä työilmapiiri vaatii avoimuutta. Avoimuuteen kuuluu toisten kuunteleminen ja rehellinen keskustelu. Aina toisen kuuntelu ei ole helppoa, etenkään jos toinen on täysin eri mieltä asiasta. Siitäkin huolimatta avoimeen ilmapiiriin kuuluu avoin keskustelu puolin ja toisin.

Teoriasta todeksi kirjassa Timo Erämetsä jakaa kuuntelun seitsemään eri tasoon:
”Tasot huonoimmasta parhaimpaan ovat:

  • En kuuntele
  • Olen kuuntelevinani
  • Kuuntelen vain omista lähtökohdistani käsin
  • Kuuntelen keskeyttääkseni
  • Kuuntelen tarkkaan sanojasi
  • Kuuntelen ja siksi tuijotan/kuuntelen ja salaan sen
  • Kuuntelen ymmärtääkseni sinua”

Uusi esimies tulee kohtaamaan joka tasolta kuuntelu ja keskustelu kumppaneita, mutta esimiehen itse olisi hyvä pysyä tasolla seitsemän, eli ”kuuntelee ymmärtääkseen sinua”. Tämä takaa molemmin puoleisen ymmärryksen ja tämä on myös hyvä lähtökohta kunnolliselle työyhteisölle."
Erämetsä hyvin kiteyttää, että kuuntelemiseenkin tarvii panostaa, etenkin esimies asemassa olevien. Toinen mikä on avoimessa johtamisessa tärkeää, on keskustelu. Se ei kaikilta tule luonnostaan, eikä se tarkoita että pitää kertoa mitä kummin kaiman tutulle kuuluu, vaan riittää että avoimesti kertoo että miten töissä menee. Edelleenkin painotan, että se on tärkeää niin esimieheltä kuin työntekijältäkin, jotta homma toimisi kunnolla.

Simo Hokkasen, Tapio Mäkelän ja Vesa Taatilan kirjoittamassa Alan johtajaksi kirjassa sivulla 22. on hyvin tiivistetty viestinnän tarkoituksesta johtajuudessa:
”Päivittäisviestinnän voi tiivistää seuraavasti:

  • Viesti paljon
  • Huolehdi kaksisuuntaisesta viestinnästä eli kuuntele myös muita.
  • Ota esille myös negatiiviset asiat mutta luottamuksellisissa tilanteissa.
  • Viesti rehellisesti ja luottavaisesti ja korjaa virheesi avoimesti.
  • Varmista, että viestisi ymmärretään.
  • Kohtaa alaisesi päivittäisessä työssä. Älä lukkiudu huoneeseesi.
  • Tulkitse organisaation tavoitteet tarpeen mukaan oman organisaation kielelle.
  • Toimi innostavana tulkkina. Älä moiti tai kyseenalaista organisaation tavoitteita.”

Tämän osaavat hyvin organisaation sisällä ylenevät esimiehet, sillä he tietävät miten tärkeää on tulla kuulluksi ja kuunnella. Näin ollen voisi sanoa, että niille, jotka ovat ylenneet organisaation kivistä tietä pitkin, ovat päässeet näkemään erilaista johtamista ja se on muovannut heitä paremmiksi johtajiksi.

Lyhykäisyydessään voisi sanoa, jotta avoin ilmapiiri työyhteisöön ja esimiesviestintään vaatii avointa kommunikointia. On tärkeää osata kuunnella ja keskustella. Siis oikeasti kuunnella ja keskustella. Tämä on monelle ihmiselle todella haasteellista (voisin luetella liudan niitä tähän heti ;) ), mutta se on todella tärkeää. Hyvä puoli siinä on vaikka ei osaisikaan, näitä voi opetella. Hyväksi kuuntelijaksi ja keskustelijaksi voi kehittyä.

 

Lähteet:
Erämetsä, T. 2009. Teoriasta todeksi Esimiestaidot käytännössä. Helsinki: Talentum. [viitattu 15.3.2016]

Hokkanen, S. & Mäkelä, T. & Taatila, V. Alan johtajaksi.1. painos. Helsinki: WSOY oppimateriaalit. [viitattu 15.3.2016]

 

Part 2.

Tutustuin muutamaan muuhun blogiin ja kerron mitä ajatuksia ne minussa herättivät tämän aiheen tiimoilta. Ensimmäisessä blogissa (http://jencunjohtaminen.vuodatus.net/lue/2016/03/avoimuus-organisaatiossa) asiaa on lähestytty aika samalla tyylillä kun minäkin. Erityisesti pidin Esa Lehtisen artikkelista johon on kirjoituksessa viitattu. Tuli sellainen tunne, että ne kolme muskettisoturia ansaitsevat minunkin huomioni ja kävin lukemassa sen. Nämä kolme muskettisoturia: Avoimuus, luottamus ja työhön sitoutuminen ansaitsevat minunkin huomioni. Nämä ovat mielestäni toimivan ja hyvinvoivan työyhteisön peruspilarit. Suosittelen artikkelia lämpimästi kaikille (http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/02/17/tyoyhteison-toiminnan-kolme-muskettisoturia-avoimuus-luottamus-ja-tyohon-sitoutuminen/).

Seuraavassa kirjoituksessa (http://digijohtaminenkyamk.blogspot.fi/) oli ihanan rehellistä tekstiä. Siinä kerrottiin suoraan ettei avoimuus tunnu itselleen niin selvältä asialta, kun taas se vaikkapa minulle tuntuu. Siellä työyhteisön avoimuuteen pohdittiin samantyylisiä asioita, kun mitä minäkin olen miettinyt: esimies ei saa linnottautua omaan torniinsa ja on osattava keskustella. Toisessa osassa olikin sitten vähän teoreettisempaa pohdintaa, josta opin heti jotain uutta. Esimerkiksi en ole ennen kuullut Melanie Kleinin teorista. Lisäksi oli vielä nostettu tiedonkulku yrityksen sisällä esille. Se on myös minusta todella tärkeää! Jos tieto ei kulje, tulee helposti mietittyä miksi tieto on vain osalla, salaillaanko sitä, onko itse vähempi arvoinen jne, vaikka kyseessä olisi vain puutteellinen tiedonkulku, eikä salaseura.

Tutustuin vielä kahteen muuhunkin blogiin ja niissä avoimuuteen. Aihe kun minua kiinnostaa ja minusta on kiva nähdä, miten muut asian mieltävät (ja voin vaikka vahingossa oppia jotain uutta ;) ).

Tässä blogissa (http://johtamisenteemat.blogspot.fi/) oli avoimuutta pohdittu hyvin digiajan kannalta. Pidin myös omasta esimerkistä: jos esimiehellä on ovi auki, on häntä helppo lähestyä. Olen täysin samaa mieltä tuon kanssa. Mitä helpommin lähestyttävämpi (niin hyvässä kuin pahassa) esimies on, sen avoimempia pystytään olemaan. Lisäksi oli pohdittu sitä (samoin edellisessä blogissa), että miten pienikin palaute voi motivoida ja kannustaa eteen päin. Näin tieto kulkee, itseään voi kehittää ja edesautetaan avoimuutta. Hyvän johtajan kuuluu osata antaa palautetta, oli se sitten positiivista tai negatiivista niin, että se on asiallisesti annettu.

Viimeisessä blogissa (https://iitumarja.wordpress.com/) oli minusta hyvä lähestymistapa. Siinä heti alusta asti nostettiin esille se, että esimes pitää tuntea. Kasvokkain tapaaminen on tärkeää. Näistäkin olen täysin samaa mieltä (ei taida tässä aiheessa paljon sellaista olla, mistä olisin edes eri mieltä). Oli myös hyvin sanottu se, että "työntekijän on tunnettava oma arvonsa, jotta voivat antaa täyden panoksen työlleen". Tämä asia tuntuu unohtuvan valitettavan usein esimiehiltä, mutta se rakentava palaute, kasvokkain tapaaminen ja ne kolme muskettisoturia auttavat tässä.

Oli kyllä mielenkiintoista lukea muiden kirjoituksia. Aina joku lähestyi vähän eri lailla tätä aihetta ja itselleni tuli ahaa -elämyksiä, sekä opin uutta. Vaikka en kurssin alussa uskonut, että innostuisin lukemaan muiden blogeja (laiska lukija kun olen), olen kyllä yllättynyt täysin miten hyvää luettavaa ne osaavat olla. Suosittelen. :)

 

perjantai, 11. maaliskuu 2016

Avoimuus. Kirosana vai askel parempaan?

Avoimuus. *syvä huokaus*

Tämä on sellainen aihe, josta voisin kirjoittaa ja kertoa vaikka kuinka paljon. Koitan kuitenkin kirjoittaa asiani suhteellisen selvästi ja lyhyesti, että muutkin jaksaa sen lukea.

Alkuun kerron muutaman esimerkin, missä olen avoimuuteen törmännyt ja miten siellä siihen on suhtauduttu.

Viime keväänä olin opintokurssilla EU-opinnot Brysselissä. Kurssilla vierailimme EU:n päättävissä elimissä ja jokaisessa painotettiin avoimuutta. Siellä sanottiin, että jotta maailma toimisi, on osattava olla avoin. Nämä päättävät tahot ovat toisilleen avoimia ja kaikille, jotka heihin ovat yhteydessä. Avoimuus on mahdollistanut nopeat muutokset ja reagoinnin tapahtumiin. Avoimuudella on myös saavutettu se yhteinen luottamus. Se, missä muut puhuvat suoraan ja asiat saadaan yhdessä tehtyä.

Toinen esimerkki on yhdistys, jonka toiminnassa olen mukana. Samoihin aikoihin yhdistyksessä oli todella vaikeaa työntekijöiden kanssa. Syy siihen oli kyllä hallituksen, ei työntekijöiden (itse kuulun yhdistyksen hallitukseen, joten voin näin rehellisesti sanoa). Yritin moneen kertaan, todella moneen kertaan sanoa, että jos EU pystyy toimimaan avoimesti, miksi me emme? Miksi muulle hallitukselle avoimuus on kirosana? Heidän mielestään avoimuus tarkoittaa sitä, että asiat puhutaan heti ympäri kyliä, eikä mitään työrauhaa ole. Samoihin aikoihin myös siellä oli ”piiri pieni pyörii” osasto, johon ns. avoimuuden kannattajat (eli minä ja yksi toinen) ei kuulunut. Siellä sitten mietittiin miten työntekijöistä päästäisi eroon, miten heidät saataisi lähtemään ja miten meistä ”toisinajattelijoista” päästäisi eroon. Työntekijöistä päästiin eroon kun sopimukset loppui, mutta ennen sitä molemmat poltettiin loppuun. He joutuivat kokemaan työpaikka kiusaamista ja jatkuvaa painostusta. Itse olin työntekijöiden puolella, sillä kiusaamista en vierestä katso. En kenenkään. Sen jälkeen minulle ei ole enää kerrottu oikeastaan mitään ja joudun jokaista päätöstäni perustelemaan muille.

Mikä tämän aiheutti? Se, että muutamat ovat olleet pitkään toiminnassa ja tottuneet tekemään mitä haluavat, ilman että joku kysyy ”Miksi?”. Minä menin kysymään tuon kirotun kysymyksen ja ehdottamaan että toimittaisi avoimesti. Mitä enemmän ehdotin avoimuutta, sen kamalampaa se muiden mielestä oli.

Kolmanneksi esimerkiksi voisin vielä ottaa ystävät. Jos haluat että sinulla on edes yksi oikea ystävä, ole avoin. Ilman avoimuutta (ei edelleen tarkoita että kaikki pitää kertoa, mitään omaa ei saa olla) ei ole luottamusta. Ilman luottamusta, ei ole ystäviä. Ilman ystäviä on aika yksinäistä.

Mitä tästä opimme? Pysytään erossa kukkahattutädeistä joille avoimuus on kirosana ja jotka ovat jääneet sinne 1900-luvulle. Pysytään itse avoimina, saadaan ystävyyttä, rakkautta ja luottamusta ja eletään 2000 -luvulla.

Ilman avoimuutta ei oikeasti tämä maailma voisi pyöriä. Mitä me oppisimme, jos jokainen salailisi asioita? Mitä opettajat voisivat meille opettaa, jos ei avoimesti tietojaan meille kertoisi? Miten ylipäätään mikään sopimus syntyisi, jos ehdoista ei voisi avoimesti puhua? Miten mikään ystävyys- tai parisuhde voisi toimia, jos toiseen ei voisi luottaa?

Tiedän, en näköjään osannut kirjoittaa aiheesta selkeästi ja lyhyesti. Punainen lankakin on tainnut hukkua matkalle. Onneksi Kirsi osasi hyvin tiivistää avoimuutta videossaan: https://www.youtube.com/watch?v=rfE7Zg33xAk&feature=youtu.be

Jos jollekin jäi vielä vähän epäselväksi mitä mieltä minä olen avoimuudesta, voisi sanoa että olen sen puolestapuhuja. Kannatan sitä. Uskon vahvasti, että jos ollaan toisille avoimia, asiat toimivat paremmin ja kaikilla on elämä helpompaa. On kyse sitten työpaikasta, yhdistyksestä, ystävästä tai vaikka parisuhteesta. Ilman avoimuutta ei vaan voi olla rehellinen toiselle, tai edes itselleen. Jos oikeasti EU saa sen toimimaan, miksi ei sitten muut?

Itse uskon, että syy miksi avoimuuteen ei luoteta tai nähdä tarvetta on se, että sitä pidetään samana kun kaiken tiedon jakamista kaikille. Ettei avoimessa ympäristössä mikään toimi, kun kaikki tietää kaiken. Mistä naruista voi enää vetää, jos kaikilla on samat kortit kädessä?

Avoimuus. Kirosana vai askel parempaan?

Haastan teidät kaikki kokeilemaan kaksi päivää avoimuutta. Kokeilkaa mitä tapahtuu. Kuka siinä häviää?

Voisin tähän loppuun vielä kysyä, että missä te olette huomanneet, että avoimuudesta olisi ollut, tai oli hyötyä?

torstai, 11. helmikuu 2016

Blogit ja niiden käyttö johtamisessa

Tästä tämä matka johtamisen ajankohtaisteemaan alkaa. Tälle matkalle ajankohtaisteemaksi on valikoitunut sosiaalinen media osaksi johtamista ja miten siellä voi johtaa.

Itselläni ei ole kokemusta some-kanavista johtamisen apuvälineinä, mutta minusta ajatus on hyvä. Täytyy vaan muistaa tehdä se sitten kunnolla, niin että kaikki sen ymmärtävät. Muuten se ei palvele ketään.

Itse valitsin vuodatuksen blogi alustakseni, koska se on minulle ennestään tuttu. Olen monen tutun blogeja täällä lueskellut ja tutustunut vuodatuksen ominaisuuksiin muutenkin. Tämä on ensimmäinen kerta kun minulla on blogi, vaikka olen sitä usein miettinytkin.

Blogin suureksi eduksi muihin some-kanaviin verrattuna sanoisin että se on helppo päivittää, sen voi suojata salasanalla niin, ettei sinne pääse kuin salasanan saaneet, sinne voi laittaa videoita, kuvia, kaavioita ja tekstiä. Toisin sanoen, samoja ominaisuuksia löytyy Twitteristä, Instagramista, Facebookista kuin myös Youtubesta. Sanoisin että blogi on vähän kuin kaikki muut yhdessä.

Blogi on huomattavasti ajankohtaisempana pidettävä, kuin pelkät yrityksen kotisivut. Lisäksi ”hakukoneet ovat alkaneet tarjota entistä enemmän blogeja hakutuloksiin, sillä niissä on ajankohtaista tietoa ja paljon sivuja”, toteaa Katleena Kortesuo kirjassaan Sano se someksi sivulla 58.

Vaikka olen luullut että olen hyvin ajan tasalla nykyisistä some-käytännöistä, Kortesuon kirja on opettanut minulle jo paljon. Tässä siis hyvä lahjavinkki niille sukulaisille, kenelle aina joudutaan selittämään mikä on hakukone, Facebook tai miten Instagram eroaa Twitteristä.

Entä miten blogia voisi hyödyntää esimiehenä? Itselläni ei ole tästä kokemusta, mutta onko jollain muulla? Mielestäni blogissa voi hyvin jakaa erilaisia tietoja, esimerkiksi kokouksen esityslistan tai vaikka pöytäkirjan, sillä blogin saa suojattua salasanalla. Kokousta ei voi pitää blogin kautta, mutta sinne voi vaikka kesken kokouksen laittaa tietoja, jotta ne, jotka ei ole paikalla, tietää missä mennään.

Kokoukset on hyvä pitää kasvotusten, tai sitten esimerkiksi Skypen tai Lyncin kautta, jolloin voi keskustella reaaliajassa.  Kirjoitukset ihmiset tulkitsevat hyvinkin herkästi eri lailla, vaikka siihen ei olisi edes mitään piiloviestiä laitettu. Tästä minulla on omakohtaisia kokemuksia ja olen saanut useaan otteeseen selittää miksi kirjoituksessani on huutomerkki, etten viestissäni vihjaile mitään tai että se ei ole vitsi. Kasvotusten näiltäkin ongelmilta vältytään.

Sähköpostiviestittelyssä on hyvä muistaa, että kirjoituksen voi helposti tulkita eri tavoin. Tästä syystä mahdollisimman selvät lauseet, kirjoitustyyli ja selvät lyhenteet (totta kai voit laittaa EVG tai npkm, mutta et voi olettaa että muut tietää mitä tarkoitat) ehkäisevät väärinymmärryksiä.

Jos kaikki kommunikointi jäisi vain verkon varaan, on varma, että väärinymmärryksiä syntyy. Ihminen on laumaeläin, joka kaipaa käytäväkeskusteluja, kahvihuoneessa kuulumisen vaihtoja ja tietoa mitä muualla tapahtuu. Kasvokkain tapaamista ei saa unohtaa, vaikka olisi miten hyvät sosiaalisen median kanavat, mitä kautta kommunikoidaan.

Nykyaika on mahdollistanut johtamisen muutoksen. Ensin tuli ns. kännykkäjohtaminen ja nyt verkkojohtaminen. Kännykkäjohtaminen ei saanut kovinkaan iloista vastaanottoa, mutta se ei tarkoita etteikö verkkojohtamisella olisi mahdollisuutta. Tätä samaa asiaa pohtii Elisa Juholin kirjassaan Viestinnän vallankumous – Löydä uusi työyhteisöviestintä sivuilla 190-191.

Juholin nostaa esille myös toisen tärkeän asian, mikä on hyvä ottaa huomioon: Organisaatiot ovat nykyään niin hajallaan ja ihmiset eripuolilla maailmaa, niin kasvokkain tapaaminen ei aina onnistu. Tästä syystä on tärkeää löytää yritykselle toimiva verkkojohtamisen malli.

Mitä enemmän nykymaailma verkottuu, sen tärkeämpää johtaminen on. Jokaisella on oma tapa käyttää, tulkita ja tutustua netin tarjoamiin mahdollisuuksiin. Johtaminen on aina tärkeää, mutta sen tärkeys korostuu entisestään verkkojohtamisen myötä. Johtaja on suunnannäyttäjä. Tähän viittaa myös Anja Alasilta. Kirjassaan Blogi tulee töihin (sivulle 197) hän korostaa sitä, että ”vision ja strategioiden ajattelun kautta syntyvät yhteiset mielikuvat ovat tärkeitä.” ja näiden mielikuvien kautta tulkitsemme viestejä.

Entä mitä ei voi hoitaa verkossa? Mielestäni tällaisia asioita ovat ainakin kehityskeskustelut. Palaute pitää aina antaa kasvokkain. Tämä on vakaa mielipiteeni. Jos saisin sähköpostia jossa moititaan minun toimintaani, voi olla että viesti löytyisi roskakorista alta aikayksikön.

Hyvän johtajan on osattava lukea työympäristöä ja osattava puuttua ajoissa epäkohtiin. Näin ei välttämättä onnistu, jos esimiehet istuvat vain oman pöytänsä ääressä päivittämässä eri some-kanavia. Totta kai sisäiset tiedotteet voi laittaa sähköisesti eteenpäin, samoin henkilöstölehden jutut. Näinhän meillä Kymenlaakson ammattikorkea koulussakin tehdään ja lähes jokaisessa työpaikassa missä olen ollut.

Monesti yrityksillä on oma intranetti, mitä voi käyttää vain töissä. Täällä voi hyvin julkaista erilaisia tiedotteita, viestejä, kiitoksia ja vaikka ruokalistan. Pitää vain muistaa, että kaikkea ei voi aina jakaa kaikille (esimerkiksi henkilökohtainen palaute), eikä kaikkea voi hoitaa verkon välityksellä (palautteen antaminen).

Hyvä johtaja osaa kuunnella, keskustella ja perustella päätöksensä. Kuuntelu ja keskustelu on todella vaikeaa ilman toimivaa vuorovaikutusta. Tehokkaan viestinnän ja vuorovaikutuksen perään johtamisessa kuuluttaa myös Maija-Leena Huotari, Pertti Hurme ja Tarja Valkonen Viestinnästä tietoon – tiedon luominen työyhteisössä kirjassaan kappaleessa 6 (sivut 75-107).

Viestinnästä tietoon kirjassa korostetaan myös sitä, miten tärkeää tietojohtaminen on nykymaailmassa. Ei riitä että tieto siirretään vain henkilöltä toiselle, se on osattava johtaa. Oikein käytettynä tietojohtaminen on suuri kilpailuetu, niin kuin aina onnistunut johtaminen on.

Omien kokemuksien pohjalta voin sanoa, että kasvokkain johtaminen on toimivaa. Silloin vuorovaikutus toimii, asioista voi keskustella heti ja epäkohdat voidaan selvittää ja näin välttyä väärinymmärryksiltä. Sosiaalisen median kautta johtaminen vähän arveluttaa minua, mutta uskon että se on nykyaikaa ja hyvin toteutettuna todella toimivaa. Mitä mieltä te muut asiasta olette? Onko verkkojohtamisella tulevaisuutta? Entä miten se saataisi toimimaan?

Tärkeänä avoimuuttaa johtamisessa pitää Risto Ruokolainen omassa blogissaan Vuorovaikutus ammattina- tekijän näkökulma on tärkeä. (http://consulting.kehityspiikki.fi/blogi-vuorovaikutustyo-ammattina/) ja nöyryyden tärkeyttä taas korostaa Jaana Laukkarinen bogissaan Mihin johtaja tarvii nöyryyttä? (http://consulting.kehityspiikki.fi/blogi-mihin-johtaja-tarvitsee-noyryytta/). Molemmat bogit nostavat esille juuri sen, mitä olen kirjoittanutkin: avoimuus, vuorovaikutus ja oikeasti kuunteleminen. Niistä on hyvä alkaa kokoamaan hyvää johtajaa.

Jos minun pitäisi esimiehenä pitää blogia, suurin haasteeni todennäköisesti olisi aika. Alasilta korostaakin, että blogin kirjoittamiseen on varattava aikaa (sivu 244). Videobogia en pitäisi, sillä oman naaman ja äänen kuvaaminen ei ole minun juttuni. Totta kai videoblogissa suuri plussa on se, että sitä seuraavat voivat tulkita eleitä, ilmeitä ja äänenpainoja, jolloin väärinymmärryksiä on helpompi välttää. Videoblogi muotoon voisi hyvin tallentaa erilaisia perehdytyksiä, kertoa yritystä koskevia positiivisia uutisia ja jos tulee jotain uutta, mitä pitää kertoa kaikille.

Itse en silti alkaisi videoblogia pitämään. Sen tiedän jo nyt. Blogissa näkyy aina kirjoittajan suhtautuminen asiaan, hänen painotuksensa ja tyylinsä. Tämä persoonallinen tyyli luo omat haasteensa myös siihen, jos meinaa yrityksessä pitää yhteistä johtoryhmän blogia tai kirjoittaja vaihtuu yksilöblogissa kokonaan.

Blogin välityksellä esimiehenä pyrkisin jakamaan yrityksen kuulumisia, kiitoksia (vaikka ne on hyvä antaa myös kasvotusten), kertoa tulevista muutoksista, kokouksista, missä yritys menee jne. Avoimuus on mielestäni johtamisessa yksi tärkeimmistä aiheista. Vuorovaikutus, avoimuus ja oikeasti kuunteleminen, vaikka olisi kuinka eri mieltä, erottaa hyvän johtajan muista. Itse toivon osaavani esimiehenä noudattaa avoimuutta, vuorovaikutusta ja kuuntelemista. Näitä myös korostaisin omassa blogissani esimiehenä, jos sellaista joskus kirjoitan.

Lähteet:

Alasiltia, A. Blogi tulee töihin. 2009. Keuruu: Otavan Kirjapaino Oy. [viitattu 11.2.2016].

Huotari, M-L, Hurme, P & Valkonen, T. Viestinnästä tietoon - Tiedon luominen työyhteisössä. 2005. 1. painos. Helsinki: WSOY. [viitattu 11.2.2016].

Juholin, E. Viestinnän vallankumous - Löydä uusi työyhteisöviestintä. 2008. Helsinki: WSOYpro. [viitattu 11.2.2016].

Kehityspiikki. Laukkarinen, J. Mihin johtaja tarvii nöyyryyttä? Saatavissa: http://consulting.kehityspiikki.fi/blogi-mihin-johtaja-tarvitsee-noyryytta/. [viitattu 11.2.2016].

Kehityspiikki. Ruokolainen, R. Vuorovaikutus ammattina - tekijän näkökulma on tärkeä. Saatavissa: http://consulting.kehityspiikki.fi/blogi-vuorovaikutustyo-ammattina/. [viitattu 11.2.2016].

Kortesuo, K. Sano se someksi. 2010. Vantaa: Infor. [viitattu 11.2.2016].