Virtuaalitiimit ovat vähän sama kuin etäryhmät. Tehdään yhdessä, mutta silti ollaan eri paikoissa. Tässä nykyään muuttuvassa maailmassa etäisyydet ovat entistä suurempia ja jokaista palaveria varten ihmiset eivät valitettavasti pääse paikan päälle. Nykyään digiaika on mahdollistanut että kokoukseen voi silti osallistua. Tällaisia erilaisia työkaluja siihen etäyhteyden pitoon on mm. projektin hallintaan Trello tai MSProjekt, tuloksien ja tiedostojen jakamiseen Google Drive tai OneDrive, keskustelut sähköpostitse, Skypen avulla (videopuhelut mahdollisia isommallakin porukalla) tai erilaiset messengerit, kuten Lync sekä aikataulut ja kokoukset voi hyvin laittaa esimerkiksi Google kalenteriin jonka saa jaettua muillekin.

Itse olen tutustunut koulun ja omien harrastusten takia lähes kaikkiin noista viestintä muodoista joita tähän nostin esille. Trello on ainut joka on vieras, joten tutustun siihen nyt vähän tarkemmin.

Trello on projektinhallintajärjestelmä, joka on yksinkertainen käyttää. Trellossa on tauluja jotka sisältävät projektien tehtävälistoja. Tehtäviin saa liitettyä kortin, johon voi lisätä tarkemmat tiedot kuten esimerkiksi liitteitä, videoita, äänitteitä ja erilaisia linkkejä. Trellon saa tietokoneelle tai puhelimeen, joten sen saa helposti kulkemaan aina mukana ja sitä on helppo päivittää.

Pakko sanoa, että Trello oli kyllä hyvinkin mielenkiintoinen sovellus, johon toivottavasti pääsen tulevaisuudessa työnparissa tarkemmin tutustumaan. Puhelimessakin se toimi hyvin, oli selkeä käyttää ja mikä oli iso plussa, se oli suomeksi! Huomattavasti selkeämpi kuin MSProjekt mitä on koulussa käytetty.

Virtuaalitiimin hyötyihin voisin lukea suoraan sen, että jokainen voi työskennellä missä tahansa. Virtuaalitiimit mahdollistavat myös reaaliaikaisen keskustelun, tietojen jakamisen ja vaikka yöpaidassa työskentelyn koti sohvalta.

Miinuspuoliakin löytyy, mm. kaikki eivät tunne kuuluvansa joukkoon, ihmisiin ei tutustu yhtä helposti kuin kasvokkain, aikatauluista on helpompi lipsua.

Jatkuva kommunikointi tiimin kesken pitää tiimin reaaliajassa ja mahdollistaa tehokkaasti toimimisen. Toinen tärkeä asia tiimin tehokkaan toiminnan kannalta on hyvä tiiminvetäjä. Fyysistä tiimiä on huomattavasti helpompi johtaa, sillä johdettavat henkilöt ovat läsnä ja tarvittaessa voi vaikka vierestä vahtia työntekoa. Lisäksi ihmisiin tutustuu ja huomaa helposti mikä johtamistapa tehoaa keneenkin. Kasvokkain on monesti myös helpompi kysyä, jos tehtävissä on jotain epäselvää.

Esimies voi edistää virtuaalitiimissä avoimuutta ja luottamusta olemalla itse avoin ja rehellinen. Kertomalla tavoitteet, tehtävät ja mitä seuraa jos tehtävät palautetaan myöhässä (samat pätee myös kasvokkain). Ihmisten on valitettavasti helpompi kyseenalaistaa ihminen puhelimen/näytön toisessa päässä kuin kasvokkain. Myös valkoisten valheiden kertominen on huomattavasti helpompaa kuin kasvokkain. Jotta esimies luo hyvän ilmapiirin työskentelylle, on hänen itse oltava mahdollisimman avoin ja kuunneltava alaisiaan. Tärkeää on myös antaa työrauha. Esimies voi vaikuttaa ilmapiirin positiivisesti myös pitämällä vaikkapa blogia, jossa kertoo itsestään, työstä, työn etenemisestä, erilaisista ohjeista yms, sillä blogit saa salasanalla suojattua jottei sinne pääse kuin salasanan saaneet henkilöt.

Yhteenkuuluvuuden tunnetta on aina hankalampi luoda, mitä vähemmän ihmiset kasvokkain tapaavat. Se ei kuitenkaan ole mahdotonta! Tarvitaan vain keskustelua muustakin kuin säästä, otetaan muut mukaan keskusteluun ja kohdellaan kaikkia tasapuolisesti. Erilaisilla tapahtumilla, sisäpiirin vitseillä tai leikeillä saa myös luotua hyvin yhteenkuuluvuuden tunnetta. Yksi tapa voi esimerkiksi olla ”Mitä tänään ikkunasta näkyy” –leikki, jossa jokainen laittaa kuvan vaikkapa Whatsupp ryhmään kuvan missä maisemissa työskentelee tänään. Vain taivas on rajana sillä, mitä ikinä keksitäänkin tehdä.

 

Loppuun vielä lisään, että mikäli aihe kiinnostaa tai se on osana työtäsi, kannattaa tutustua Esa Lehtisen artikkeliin Virtuaalitiimi – digiajan haaste työyhteisölle ja johtamiselle ja Ilkka Virolaisen väitöskirjaan ”Kai sitä ihminen on vaan semmoinen laumaeläin” –Virtuaalisen tiimin ilmapiiri.

 

 

 

 

LÄHTEET

Metropolia.fi. Trello. Saatavissa: https://wiki.metropolia.fi/display/socialmedia/Trello. [viitattu 15.4.2016].

Lehtinen, E. 2014. Virtuaalitiimi – digiajan haaste työyhteisölle ja johtamiselle. Saatavissa: http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/12/08/virtuaalitiimi-digiajan-haaste-tyoyhteisoille-ja-johtamiselle/. [viitattu 14.4.2016].

Virolainen, H. 2010. ”Kai sitä ihminen on vaan semmoinen laumaeläin” –Virtuaalisen tiimin ilmapiiri. Ohjeita kiinteistökauppaan. Saatavissa: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf. [viitattu 15.4.2016].